עוסק מורשה הוא עצמאי שמחזור ההכנסות השנתי שלו (לא הרווח) מהעסק עולה על 107,692 ₪ (נכון לשנת 2023), או שהוא עוסק במקצוע שלא מאפשר להיות עוסק פטור (ישנה רשימת מקצועות מוגדרת).

עוסק מורשה חייב לגבות מלקוחותיו מס ערך מוסף (מע"מ) על כל עסקה ולהעביר את סכום הגבייה לרשות המיסים, כלומר, הוא מוסיף לסכום העסקה עוד 17% מס.

עוסק מורשה נדרש להגיש דו"ח מע"מ תקופתי לרשות המיסים פעם בחודש או חודשיים, בהתאם למחזור העסקאות (גם אם לא הייתה לו פעילות עסקית בתקופה זו)

עוסק פטור הוא עצמאי הפועל במחזור עסקאות קטן ולכן אינו גובה מס ערך מוסף (מע"מ) מלקוחותיו ועל כן הוא פטור מדיווחים למע"מ. כלומר, עוסק פטור אינו מוסיף מס לסכום העסקה ואינו נדרש להעבירו לרשות המיסים.

מתורגמנים מחויבים על פי חוק להיות עוסקים מורשים, אך הרבה מתורגמנים נרשמים במע״מ תחת מקצוע אחר (מורה פרטי, מנגיש שפתי, מטפל וכו׳) וכך הם יכולים להיות רשומים כעוסקים פטורים כל עוד סך ההכנסה השנתית שלהם קטן מהנדרש עבור עוסק מורשה.

כל בעל עסק (הן עוסק פטור והן עוסק מורשה) חייב להפיק קבלה מיד עם קבלת התשלום.

אי הוצאת קבלה באופן מידי על כל תשלום עלולה להביא לפסילת ספרי חשבונות העסק על ידי מס הכנסה.

אין להוציא קבלה לפני קבלת התשלום בפועל.

על הקבלה צריכים להופיע הפרטים הבאים:

• פרטי בעל/ת העסק (וגם מספר עוסק מורשה / עוסק פטור).
• פרטי הלקוח.
• מספר סידורי של כל קבלה.
• פרטי העסקה כולל תאריך.
• התשלום המלא (אצל עוסק מורשה יש לרשום בנפרד את הסכום לפני המע"מ והסכום הכולל יחד עם המע"מ).
• יש להפיק מקור (שעובר אל הלקוח) ושני העתקים (אחד לך ואחד לרואה/ת החשבון שלך).

הצעת מחיר מגישים לגוף או ארגון שמבקש שירותי תרגום (מחוץ לסל תקשורת / סל שיקום וכדומה, שלהם יש תעריף קבוע). הצעת המחיר היא התעריף הפרטי של המתורגמן כפי שהוא מוצא לנכון עבור אותו תרגום. הגוף המבקש יכול לאשר את הצעת המחיר או לדחות אותה.

בהצעת המחיר יש לפרט את פרטי העבודה (מיקום, תאריך, שעות, תיאור העבודה וכו') ואת המחיר הנדרש עבורה, וכן את פרטי בעל העסק, מספר עוסק מורשה/עוסק פטור (שהוא בעצם מספר תעודת הזהות) ומספר סידורי של ההצעה.

מומלץ מאד לרשום תנאי ביטול (לא חובה בדיוק מה שרשום בדוגמה, זו רק דוגמה, אפשר לשנות ולהתאים לעצמך).

לאחר שליחת הצעת המחיר לגוף שביקש אותה, במידה והוא מאשר אותה לעבודה חשוב מאד לקבל אישור כזה בכתב. הדרך הטובה ביותר היא שיחתמו ישירות על הצעת המחיר ויסרקו/יצלמו לך אותה. במידה וזה לא מתאפשר אז כדי לא להיות בידיים ריקות כדאי לפחות לבקש לקבל מייל חוזר שבו רשום כי ההצעה התקבלה (זה עדיף משום דבר).

להלן הצעת מחיר לדוגמה

בגין כל עסקה בין שני צדדים עוסק מורשה נדרש להוציא חשבונית. יש שני סוגי חשבוניות שהעסק יכול ורשאי להוציא:

חשבונית מס –  חשבונית מס משמשת לצורך תיעוד העסקה בין שני הצדדים, זהו מסמך הכרחי לניהול פנקסי חשבונות כנדרש בתקנות. החשבונית מחייבת את העסק (המתורגמן/ית) להעביר לרשויות המס את המע"מ כחוק ומקדמות על חשבון מס הכנסה (כבר בחודש העוקב מרגע הוצאת החשבונית) כמו כן, החשבונית מאפשרת למקבל המסמך (הלקוח) להזדכות מול רשויות המס.
חשוב לציין כי חשבונית מס היא מסמך שכל עוסק מורשה חייב להפיק עבור עסקה עם לקוח לצורך דיווח לרשויות המס על ביצוע העסקה, השאלה העיקרית היא מהו הזמן הטוב ביותר להפיק אותה.

חשבונית מס צריכה לכלול את כל הנתונים הבאים:

• שם העוסק וכתובת העסק.
• המילים ״עוסק מורשה״.
• מספר ״עוסק מורשה״ (תעודת הזהות).
• המילים ״חשבונית מס״.
• המילה ״מקור״ (על-גבי מקור החשבונית בלבד).
• מספר החשבונית (מספר סידורי).
• תאריך הוצאת החשבונית.
• פירוט העסקה.
• המחיר ללא המס (סכום המס בנפרד).
•  המחיר הסופי כולל המס.
• חתימת העוסקים, או חתימת עורכי החשבונית בשמם.

חשבונית עסקה –  החשבונית משמשת לצורך תיעוד העסקה שנעשתה בין שני הצדדים, המסמך אינו נדרש לניהול פנקסי החשבונות בעסק ואינו מחייב את העסק (המתורגמן/ית) בתשלום מיסים מיידי, לכן גם מקבל החשבונית (הלקוח) אינו רשאי להזדכות בגין החשבונית שקיבל מול רשויות המס. למעשה, זהו מסמך המהווה מעין דרישת תשלום מהלקוח, כמו חשבונית מס, אך אין צורך לדווח לרשויות המס. כיוון שהחשבונית נועדה לצורכי תיעוד, המסמך יכול לשמש גם כאסמכתא לאישור העסקה בין שני הצדדים לפני התשלום בפועל בגין העסקה. יש לציין בה את כל פרטי העסקה ואת אמצעי התשלום הרצוי, למשל מס' חשבון להעברה בנקאית.

למה היא נחוצה? במקרים מסוימים הלקוחות דורשים מסמך לאישור העסקה עוד לפני ביצוע התשלום, ובמקרה זה העוסק המורשה יכול להפיק חשבונית עסקה כאלטרנטיבה עדיפה להפקת חשבונית מס (המחייבת אותו בדיווח ובתשלום מיסים כבר בחודש העוקב), ורק לאחר שהוא יקבל את התשלום עליו להפיק חשבונית מס וקבלה. בכך, חשבונית עסקה מהווה פתרון מצוין לעוסק מורשה אם קיים פער גדול בין המועד בו בוצעה העסקה לבין מועד התשלום, והעוסק נמנע ממצב שבו עליו לשלם מס טרם קבלת התשלום מהלקוח.

עוסק פטור 

עוסק פטור אינו רשאי להפיק חשבונית מס, ולפי הוראות מס הכנסה הוא גם לא נדרש להוציא חשבונית עסקה, אלא רק קבלה וכך גם נהוג בפרקטיקה.

מה קורה במקרים בהם הלקוחות דורשים מסמך לאישור העסקה עוד לפני ביצוע התשלום?

עוסק פטור יכול להפיק ללקוח מסמך "חשבון עסקה" (לא להתבלבל עם חשבונית קבלה) שנקרא לפעמים גם מסמך "דרישת תשלום".

"חשבון עסקה" הוא מסמך שאינו מופיע בחוק ואינו נחשב למסמך לצורך ניהול פנקסי חשבונות, הוא מתעד את דרישת התשלום בגין העסקה שנעשתה מול הלקוח. מסמך זה נועד לתיעוד בלבד, ומשמש את הלקוח כהוכחה לכך שהעסקה אכן הוסכמה בינו לבין בעל העסק. מבחינת בעל העסק הוא מהווה דרישת תשלום מפורטת. את חשבון העסקה ניתן להפיק באמצעות ניסוח חופשי (כולל במסמך word) בתנאי שהניסוח ברור וקריא. אין צורך לדווח לרשויות המס על הוצאת חשבון עסקה ולא משלמים בגינו מע"מ. יש לציין בו את כל פרטי העסקה ואת אמצעי התשלום הרצוי, למשל מס' חשבון להעברה בנקאית.

קבלה

כל בעל עסק (הן עוסק פטור והן עוסק מורשה) חייב להפיק קבלה מיד עם קבלת התשלום.

אי הוצאת קבלה באופן מידי על כל תשלום עלולה להביא לפסילת ספרי חשבונות העסק על ידי מס הכנסה.

אין להוציא קבלה לפני קבלת התשלום בפועל.

חשבונית מס-קבלה

זהו מסמך המשלב את חשבונית המס עם הקבלה. עוסק מורשה בלבד רשאי להפיק חשבונית מס-קבלה.

כאשר חשבונית המס היא גם קבלה (כתוב עליה "חשבונית מס/קבלה") נדרש להוציא אותה ללקוח מיד עם קבלת התשלום, כלומר לא ניתן להוציא אותה לפני קבלת התשלום בפועל וגם לא להשתהות עם הוצאתה במשך 14 ימים, כפי שהחוק מאפשר להשתהות 14 יום בהוצאת חשבונית מס.

עוסק פטור אינו רשאי להוציא חשבונית מס/קבלה, מכיוון שאינו רשאי להוציא חשבונית מס מלכתחילה.

כיצד כדאי להתנהל בפועל

חשוב לציין כי גם אם לקוחות מבקשים, על פי חוק אי אפשר לחייב נותן שירות (כמו מתורגמן/ית למשל) להוציא חשבונית מס לפני קבלת התשלום (בשונה מספקי סחורה שאותם כן ניתן לחייב).

כלומר הדרך הטובה ביותר להתנהל היא להפיק ללקוח חשבונית עסקה (מורשה) או חשבון עסקה (פטור), אשר אין להם תוקף מבחינת רשויות המס, אבל כן משמשים כהוכחה לכך שהעסקה אכן הוסכמה ומהווים דרישת תשלום מפורטת לעבודה שהתבצעה. ומיד לאחר קבלת התשלום עוסק מורשה יפיק חשבונית מס-קבלה (כאמור שמהווה שני מסמכים באחד), ועוסק פטור יפיק קבלה בלבד.